Teamruf für Eventagenturen
Promoter, Hostessen, Technik und Helfer aus dem eigenen Pool aktivieren, schneller als jede WhatsApp-Gruppe.
Event ist Pool-Geschäft
Eventagenturen leben von ihrem Pool aus freien Kräften: Promoter für Roadshows, Hostessen für Firmenevents, Einlasspersonal, Technik, Runner, Aufbau- und Abbau-Crew. Diese Personen arbeiten typischerweise für mehrere Agenturen parallel, eine eigene App zu installieren ist für sie keine Option.
Klassisch verwalten Agenturen ihren Pool über Excel und WhatsApp. Das funktioniert, bis der Pool über 50 Personen wächst und mehrere Events parallel laufen. Dann gehen Antworten in Gruppenchats unter, jemand wird doppelt eingeplant, und am Eventtag fehlt eine Person, die fest zugesagt hatte, aber niemand weiß, ob es eine echte Zusage war oder nur ein Daumen-hoch in WhatsApp.
Was Teamruf für Eventagenturen leistet
- Strukturierter Pool, Promoter, Hostessen, Technik, Helfer mit Fähigkeiten (Sprachen, Promotion-Erfahrung, Technik-Spezialisierung) und Foto.
- Verbindliche Anfragen, jede Anfrage ist dokumentiert, jede Zusage zählt. Keine WhatsApp-Daumen mehr, die niemand richtig verbuchen kann.
- Anfragewellen, die bevorzugten Promoter zuerst, weitere Wellen automatisch wenn nicht besetzt.
- Mehrere Events parallel, der Kalender zeigt alle Events der Agentur, die Matrix zeigt Auslastung pro Person.
- Auswertung, wer war wie oft im Einsatz? Wer ist besonders zuverlässig? Wer reagiert schnell auf Anfragen?
Praxisbeispiele
- Roadshow mit 12 Stationen: Pro Stadt eigene Anforderungen mit lokalen Promotern. Teamruf zeigt, an welchen Stationen die Besetzung lückenlos ist und wo noch Lücken sind.
- Großes Firmenevent mit 40 Hostessen: Anfragewellen über 3 Tage, die letzte Welle nach Antwortfristablauf der zweiten. Ergebnis: 38 von 40 Plätzen schon nach 48 Stunden besetzt.
- Last-Minute-Ersatz für ausgefallenen Techniker: Filter „Fähigkeit: Licht, Verfügbar Sa Abend, Tonerfahrung", 3 passende Personen, eine Anfrage, Antwort in 20 Minuten.
Saubere Dokumentation für die Abrechnung
Promoter, Hostessen und freie Kräfte werden meist auf Honorarbasis abgerechnet. Mit Teamruf sehen Sie pro Person und pro Event genau, wer wo wann eingesetzt war, die Grundlage für Stundenzettel, Honorarbelege und Kundenabrechnungen.
Typische Einsätze
- Promoter für eine Roadshow
- Hostessen für ein Firmenevent
- Einlasspersonal und Runner
- Auf- und Abbau-Crew
Drei Hebel, die im Alltag den Unterschied machen.
Passende Personen finden
Filter nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit zeigen sofort, wer für genau diesen Einsatz infrage kommt, statt alle Mitarbeiter manuell durchzugehen.
Schnell anfragen, schnell bestätigt bekommen
E-Mail-Anfragen mit Antwortlink, kein Account, keine App. Auch selten eingesetzte Aushilfen antworten in Minuten statt Stunden.
Übersicht behalten
Projektfüllstand, Doppelbuchungswarnungen und Kalenderansicht zeigen, wo Sie stehen, und wo noch etwas fehlt.
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Vollständig automatisierter Einstieg auf app.teamruf.de. Kein Verkaufsgespräch nötig. Auf Wunsch begleiten wir Sie persönlich.